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Politiques des revues pour l’auto-archivage

Rendre accessible votre article sur HAL : quelles versions, quelles conditions ?

Le CNRS et les Universités incitent de plus en plus les chercheurs à déposer leurs articles en archives ouvertes. Ils s’appuient sur la Loi pour une République Numérique (LRN), qui autorise le chercheur à mettre à disposition son manuscrit accepté pour publication quelle que soit la politique de diffusion de l’éditeur et sa nationalité, dès publication si l’article est lui même accessible en ligne ou sinon, 12 mois suivant la date de publication (en SHS). Pour rappel, le schéma ci-dessous présente les différentes versions d’une publication et leurs conditions de dépôt.

3 versions d'article pour les politiques d'auto-archivage

Il est donc important de conserver le manuscrit auteur accepté (MAA ou Postprint), c’est à dire la version revue par les pairs avant mise en page de l’éditeur, afin de pouvoir déposer la publication selon la loi. En effet, la version de l’éditeur peut être déposée dans HAL, seulement si l’article est publié en Open Access sous licence Creative Commons (CC), ou si vous avez obtenu l’autorisation de l’éditeur.

En 2020, Juliette Royère a commencé à récolter ces politiques pour les revues dans lesquelles les chercheurs des laboratoires de la MOM publient (elle en parlait ici). Le tableau joint à la fin de ce billet est le fruit de son travail et de la mise à jour d’Amélie Descollonges en juin 2022.

Cette liste de 228 revues passées à la loupe, provient des références des articles des chercheurs des laboratoires de la MOM signalées sur l’archive ouverte HAL. 

Le tableau indique pour les 3 versions de l’article (voir le schéma ci-dessus) la politique de la revue pour le dépôt dans HAL et renseigne le style de référence requis par la revue (la feuille de style Zotero ou les consignes aux auteurs pour rédiger les références bibliographiques). Les données proviennent de différentes sources (indiquées sur le tableau) :

  • La plateforme Sherpa Romeo, qui recense les politiques éditoriales des revues (avec traduction en français des politiques sur Mir@bel et déclaration par les éditeurs français sur Mir@bel pour alimentation sur S/R) mais c’est encore loin d’être exhaustif,
  • Les sites web des revues,
  • Un questionnaire envoyé aux éditeurs en mars 2020.

Certaines lignes ou cellules sont restées vides, faute d’informations suffisantes.  Vous trouverez également dans ce tableau le lien cliquable sur le titre de la revue vers la plateforme Mir@bel qui signale les accès en ligne disponibles, car nous avons renseigné l’ensemble de ces revues sur Mir@bel.

Ce tableau pourra être amené à évoluer. N’hésitez pas à nous faire part d’erreurs ou de changements dont vous auriez connaissance et à nous demander l’ajout d’une revue manquante.

PDF à télécharger : Tableau des politiques de 228 revues vis à vis de l’auto-archivage (mise à jour octobre 2022, contact pour demande de mise à jour : bibliothequearobasemompointfr).

Négocier un avenant et stratégie de non cession des droits

Si vous constatez que le dépôt sur HAL de l’article n’est pas autorisé dès publication dans la revue où vous vouliez publier, vous pouvez appliquer la stratégie de non cession (=conservation) des droits en ajoutant un paragraphe à ce propos dès la soumission de votre article et en ajoutant la mention “CC-By 4.0” à toutes les versions successives de votre manuscrit. Cette stratégie permet de mettre en libre accès immédiat vos productions scientifiques jusqu’à la dernière version acceptée pour publication par l’éditeur (le MAA mais pas le pdf éditeur !) quel que soit le modèle de diffusion de la revue et quel que soit sa politique d’auto-archivage. Cette stratégie est recommandée par l’ANR et la commission européenne, qui demandent que tous les articles issus des projets qu’elles financent soient disponibles en accès ouvert et sous licence libre dès leur date de publication (la LRN ne suffit donc pas).  Le Comité pour la Science Ouverte (COSO) a rédigé un guide pratique pour vous aider à mettre en œuvre simplement cette stratégie

Il vous est également possible de négocier un avenant rétrospectivement à votre publication, de nombreux modèles existent, voici une page explicative sur le site science ouverte de couperin.

Pour en savoir plus :
CCSD. « Questions juridiques », HAL Documentation. <URL: https://doc.archives-ouvertes.fr/questions-juridiques/>.
Comité pour la science ouverte (CoSo), 2020. « Je publie, quels sont mes droits ? », octobre 2020 <URL: https://www.ouvrirlascience.fr/je-publie-quels-sont-mes-droits>.
Comité pour la science ouverte (CoSo), 2022. « Mettre en œuvre la stratégie de non-cession des droits sur les publications scientifiques » <URL: https://www.ouvrirlascience.fr/mettre-en-oeuvre-la-strategie-de-non-cession-des-droits-sur-les-publications-scientifiques>.
Couperin. « Négocier un avenant – Science ouverte France », <URL: https://scienceouverte.couperin.org/negocier-un-avenant/>.

A vos marques… Prêts… Déposez !

Cette année est proposé le 1er HALathon national, du 24 mai au 11 juin 2021, par le club des utilisateurs de l’archive ouverte HAL (CasuHAL), auquel l’ensemble de la communauté scientifique est invitée à participer pour faire exploser le taux de dépôt en texte intégral dans l’archive ouverte HAL.

Cet évènement est l’occasion de vous rappeler les bases et quelques recommandations pour déposer du texte intégral dans HAL.

L’argumentaire

Tout d’abord s’il faut encore vous convaincre, voici les 7 bonnes raisons de déposer dans l’archive ouverte HAL, à lire sur le site Open access de l’Université Rennes 1 par Laurent Jonchère :

  1. Elargir la visibilité de mes travaux scientifiques
  2. Augmenter l’impact scientifique de mes travaux
  3. Une saisie unique pour mes rapports
  4. Bénéficier de services à haute valeur ajoutée
  5. Apporter une protection juridique à mes travaux
  6. Garantir la pérennité des fichiers et des accès
  7. Garantir un accès libre et gratuit à la recherche

Et pour continuer, les 10 idées reçues et objections entendues sur HAL, toujours sur les pages Open Access de Laurent Jonchère :

  1. Déposer, ça prend trop de temps !
  2. Les éditeurs sont contre
  3. Je préfère déposer dans ResearchGate ou Academia.edu
  4. HAL n’a pas de visibilité internationale
  5. J’ai déjà accès à toute la littérature scientifique
  6. Tout est accessible via SciHub
  7. Les contenus déposés ne sont pas évalués
  8. L’accès ouvert fragilise les éditeurs et les revues
  9. La confidentialité de mes recherches est menacée
  10. Mes articles risquent d’être plagiés

Obligations et précautions à prendre

Avant le dépôt du texte intégral :

  • S’assurer que le document n’ait pas déjà été déposé (même seulement une notice=référence, dans ce cas il faudra ajouter le texte intégral à la référence, et ne pas refaire un dépôt)
  • Respecter les règles de la propriété intellectuelle :
    • S’assurer de l’accord des co-auteurs (cela permet aussi d’éviter des doublons)
    • S’il s’agit d’un document/ article publié ou soumis, vous devez avoir l’autorisation de l’éditeur, ou vérifier la politique de l’éditeur sur Sherpa Romeo. (Toutes les revues scientifiques ne sont pas présentes dans S/R)

Nota bene : il n’y a pas de retrait possible du texte intégral déposé (vous pourrez par contre déposer une nouvelle version si vous le souhaitez)

Se pose ensuite la question de la version du texte à déposer et de vos droits d’auto-archivage vis-à-vis des dites versions.

Les différentes versions et vos droits

 

D’après Schéma de Mathieu Saby, Université de Nice Sophia-Antipolis. CC By

 

En fonction de ces versions, voici vos droits ou obligations :

Nota bene : Nous vous rappelons que ce n’est pas parce que vous avez un accès gratuit au texte intégral sur le site de l’éditeur que vous avez les droits pour déposer ce texte dans HAL. Cf l’article de blog du CCSD : Accès gratuit ne veut pas dire libre accès. 

Loi République Numérique

Vous pouvez donc grâce à la loi pour une République numérique (LRN) en vigueur depuis octobre 2016, déposer la version acceptée de vos articles scientifiques 12 mois après publication (pour les SHS et 6 mois pour les STM).

C’est donc cette version post-print “auteur” (selon la dénomination de HAL lors du dépôt) que vous pouvez, sans vérification auprès de l’éditeur, déposer sur HAL dès publication en ajoutant un embargo pour respecter ces 12 mois.

Pour retrouver cette version acceptée (= final draft / post-print) : voici une procédure d’aide Direct2AAM chez certains grands éditeurs Elsevier, Springer, Wiley, Nature… Sinon, demandez à vos co-auteur-e-s qui l’auront peut-être conservé.

En dehors de la loi LRN

Voici quelques politiques d’éditeurs recensés par HAL pour vos droits vis-à-vis du dépôt de chapitre d’ouvrage.

Concrètement lors du dépôt dans HAL

Il faut afficher la vue détaillée pour ajouter des métadonnées au fichier déposé (la version déposée, le format, l’embargo…)

-> Voici comment préciser l’information sur la version du fichier déposé :

-> Et comment préciser un embargo, le fichier sera archivé mais non visible avant cet embargo passé, seul la notice sera visible:

Alors : à vos marques, prêt, déposez !

Comment savoir si vos publications sont accessibles à tous ?

Faites le test avec Dissem.in : https://dissem.in/

Dissemin collecte ses données de diverses sources (crossref.org, BASE, Sherpa/romeo, Zotero) et évalue si une publication donnée est librement disponible. Une fois identifié avec ORCID, Dissemin permet de déposer sur HAL (renseigner son nom d’utilisateur hal) ou sur Zenodo.

Vous pouvez aussi (merci à CasuHAL) identifiez les notices sans fichier joint dans HAL. Il vous suffit d’insérer dans cette adresse url sous forme de requête, votre IdHAL [à la place de VOTREIDHAL] (le plus souvent = chaîne de caractère “prenom-nom”) : https://hal.archives-ouvertes.fr/search/index/?q=%2A&authIdHal_s=VOTREIDHAL&submitType_s=notice+OR+annex

Nous restons bien-sûr à votre disposition pour vous accompagner dans ces dépôts : hal@mom.fr

Et nous vous rappelons que nous organisons régulièrement des ateliers sur HAL cf. Nos formations et tutoriels (les quelques diapos présentées ici sont issues des ateliers HAL organisés par Claire Giguet et Marie Chebance).