Inter Folia Fulget « Elle jaillit d’entre les pages » est une des devises en latin, inscrite dans la cour de la bibliothèque sur le campus des quais de l’Université Lumière Lyon 2. La bibliothèque universitaire l’affichant sur ses murs se trouve être le bâtiment à côté de la Bibliothèque de la Maison de l’Orient et de la Méditerranée, il n’y avait rien de mieux que de commencer une nouvelle expérience de travail avec cette phrase en tête.

L’offre d’apprentissage de la bibliothèque de la MOM se portait sur deux missions principales : mener à bien le Plan de Conservation Partagé auquel elle participe et réaliser un cahier des charges pour optimiser la gestion des périodiques. 

Mon apprentissage d’un 1 an donc débuté à la rentrée de septembre 2018 et a été prolongé par 3 mois de vacation de novembre à janvier 2020.

Outre ces deux grandes missions, beaucoup d’autres choses ont rythmées ce travail à la MOM : l’accueil du public de la bibliothèque, la Nuit de la Lecture, les matinées de veille et l’AG de Mir@bel à Nantes, le traitement des dons, le déménagement des fonds AOR et EGY plus connu sous le nom d’opération Karkemish, prendre l’ascenseur du côté bibliothèque et tant d’autres …

1ère mission : le PCP Antiquité

Le Plan de Conservation Partagé des Sciences de l’Antiquité est en activité depuis 2017 et co-piloté par la BIS (Bibliothèque Interuniversitaire de la Sorbonne). L’objectif de ce PCP Antiquité est de garantir aux chercheur.euse.s l’accès à des collections de revues complètes et dans le meilleur état possible, sur site dans des bibliothèques de conservation ou à distance par la fourniture de documents. Il doit également permettre aux autres établissements partenaires du PCP de libérer l’espace nécessaire au développement de leurs collections et d’organiser au niveau national la conservation des collections de périodiques.

Une des étapes de ce travail était de faire le récolement des périodiques figurant au PCP Antiquité. Il était alors nécessaire de revoir tous les états de collections et de les rentrer dans la base de données référente. Avec plus de 300 titres de périodiques à la MOM pour ce plan, c’était un travail conséquent.

Prenant en compte les réserves de plus en plus remplies, ce Plan de Conservation Partagé sert à réaménager et compléter ses collections pour les réunir dans des bibliothèques se positionnant comme Pôle de Conservation. Cela rend visible les périodiques et permet de les centraliser. Les lieux possédant déjà le plus grand état de collection seront référents, et une attention est portée à ce que les collections ne soient pas centralisées à Paris mais qu’elles restent disponibles en Province. 

2^ème mission : logiciel visant à améliorer la gestion des périodiques

Cette grande aventure de la gestion des périodiques a commencé par la demande de Marie Chebance, ingénieure chargée d’études et responsable de ce fonds, de soumettre un cahier des charges au service informatique de la MOM (le PSIR qui est le Pôle Système d’Information et Réseau). Et c’est grâce à Wei Huangfu, informaticien, que ce logiciel est devenu réalité.

Améliorer la gestion des périodiques c’est en comprendre tous ses aspects : de la mise en place de vote pour renouveler/acheter des abonnements, de la commission d’achat, des devis, des bons de commande, des demandes d’achat à faire valider au service financier, à la réception, au bulletinage (suivi des réceptions) à la mise en rayon…Comprendre cette gestion c’est la rendre plus efficace tout en prenant en compte ses spécificités, et c’est pourquoi le projet de créer un logiciel dédié a été souhaité. Ce logiciel améliore la gestion des périodiques puisqu’il lie les données entre elles, ce qui permet plus facilement d’en faire le suivi pour les réceptions et réclamations, d’estimer leur augmentation ou baisse et de gérer le budget alloué aux différents fournisseurs. 

Après la rédaction de 60 pages dans le cahier des charges d’un SIGBDR (système intégré de base de données relationnelles), de templates, de centaines de mail échangés GREP EST ARRIVE !

Le nom du logiciel signifie Gestion des Ressources, des Réceptions, des Réclamations de l’Etat des Périodiques ce qui donnait GRRREP puisque les trois R ont toute leur importance mais qui pour plus de lisibilité se prénomme seulement GREP.  

Les trois mois supplémentaires à la bibliothèque de la MOM ont permis de charger les données pour que celui-ci soit fonctionnel et de continuer de tester l’application suivant les mises à jour. Les échanges avec le service informatique pendant cette période ont été important pour voir ce qui fonctionnait ou non, pour qu’ensuite ce logiciel remplace entièrement la méthode de gestion actuelle.

Je remercie grandement toute l’équipe de la bibliothèque pour cette expérience enrichissante à leurs côtés, pour leur bienveillance, leur soutien et leur enthousiasme rendant ce travail plus intéressant chaque jour. La transmission, l’aide qu’ils.elles m’ont apporté pendant toute cette période m’a permis de voir ce qu’était le travail en bibliothèque et, avec lui, ses valeurs.

Mes remerciements vont particulièrement à Marie Chebance pour son suivi, ses conseils et l’opportunité qu’elle m’a donné de découvrir ce milieu professionnel à ses côtés et de surtout l’envie de continuer dans ce milieu passionnant.

 Chloé Jolly

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