État des lieux

À mon arrivée au sein de la  Maison de l’Orient et de la Méditerranée (MOM), je me suis aperçue que, même si quelques travaux sur les archives avaient été réalisés par des stagiaires au cours des années, du fait de l’absence d’un poste permanent d’archiviste au sein de la structure, ces travaux n’avaient pas été suivis. Nous avions donc trois états des lieux datant de 1997, 2003 et 2008, c’est-à-dire 10 ans avant mon arrivée et de nombreux changements avaient eu lieu durant ce laps de temps : déplacement des archives, archives ayant suivi le chercheur dans ses affectations, nouvelles missions… De plus, les conditions de conservation et de consultation étaient loin d’être optimales. En effet, il n’était pas rare de trouver du vrac, des boites à archives posées par terre à proximité de radiateurs ou des plans calques posés au sommet des étagères. Par ailleurs, les archives étaient conservées dans les bureaux des chercheurs mais il n’y avait pas de local dédié. Ce constat ayant été fait par la direction de la MOM, ma mission consistait à réaliser un inventaire de l’ensemble de ces archives, travail d’une ampleur considérable. La première action a donc consisté à définir un périmètre de travail en accord avec la responsable du service des archives de la Maison d’Archéologie et d’Ethnologie de Nanterre et, par ailleurs, archiviste reconnue par ses pairs : Élisabeth Bellon.

Périmètre de travail

Il fut donc décidé de se concentrer sur les archives intermédiaires qui regroupent les documents qui ont cessé d’être considérés comme archives courantes mais peuvent encore avoir une utilité pour le chercheur ; les archives physiques : papier, estampages, plans, cartes, diapositives … ; les archives se trouvant à la MOM ; les archives des laboratoires (Archéorient, HiSoMA : Histoire et Sources des Mondes Antiques, ARAR : Archéologie et Archéométrie et l’antenne lyonnaise de l’IRAA : Institut de Recherche sur l’Architecture Antique) et les archives scientifiques qui sont les plus intéressantes pour la recherche et les plus à même d’être consultées dans un premier temps.

Sensibilisation et médiation : un passage obligé

Avant d’expliquer le processus de travail qui a été mis en place, il me semble indispensable de revenir sur le travail de sensibilisation et de médiation qu’il a fallu effectuer auprès des chercheurs et enseignants-chercheurs afin de leur faire comprendre l’importance d’une gestion raisonnée de leurs archives. Pour ce faire, il a fallu leur expliquer qu’en archivistique, nous fonctionnons par producteur et non par mission archéologique. En effet, quand l’archiviste est confronté à un arriéré d’archives, ce qui a été mon cas, il va prendre en compte l’ensemble des documents tels qu’ils se présentent et définir leur producteur. Par exemple, on va parler d’un fonds Christine Chataigner et non d’un fonds mission Caucase parce qu’au moment du récolement, l’archiviste a trouvé des documents relatifs à la mission Caucase mais également à des séminaires, des colloques et des programmes de recherche auxquels Christine Chataigner a participé. En revanche, nous aurions pu parler d’un fonds Mission Caucase si l’archiviste avait réfléchi avec l’ensemble des participants de cette mission à une organisation des documents en amont du début des activités. Par ailleurs, fonctionner par producteur permet de conserver l’ensemble des documents produits ou reçus par un chercheur, ce qui n’est pas le cas si nous fonctionnons par mission puisque nous risquerions de renvoyer au domicile des chercheurs leurs productions qui ne concernent pas des aires géographiques. Or, rappelons que les documents produits ou reçus par un chercheur qu’il soit rattaché à l’université ou au CNRS sont des archives publiques et donc librement communicables sous respect du code de la propriété intellectuelle. De plus, il a fallu faire preuve de pédagogie et de médiation afin de ne pas froisser les susceptibilités et de pouvoir travailler dans les meilleures conditions possibles.

Processus de travail

Il se déplie en cinq étapes : la rencontre avec le chercheur, la réalisation de l’inventaire détaillé, le conditionnement des archives, leur cotation et la réalisation d’une description archivistique par l’intermédiaire du logiciel AtoM que nous allons détailler.

1. La rencontre avec le chercheur

Elle est indispensable pour comprendre le contexte de production des archives, leur localisation et leur histoire. Elle permet aussi de se familiariser avec les archives et de récupérer l’ensemble des travaux effectués auparavant à leur sujet mais qui, bien souvent, n’ont pas été rassemblés et partagés. Elle soulève également les besoins et attentes du chercheur mais aussi ses réticences, ce qui permettra par la suite de déterminer les fonds à traiter en premier puisque nous privilégierons ceux que le chercheur souhaite rendre accessibles.

2. L’inventaire détaillé

Cet inventaire sera un atout pour retrouver facilement les archives puisqu’il décrit précisément le contenu de chaque boite (ou plus souvent le titre que l’on trouve sur chacune des boites quand ces dernières sont déjà constituées), l’étagère, le meuble et la salle auxquels elle appartient, le métrage linéaire qu’elle représente et la cote par laquelle elle est identifiée. Cet inventaire évoluera au fil du travail effectué sur le fonds puisqu’au début, il n’est ni conditionné ni coté mais sert de base pour ces deux étapes. En revanche, une fois que le fonds sera coté, l’inventaire sera définitif et a-priori non évolutif sauf en cas de tri effectué par le chercheur ou de déménagement.

3. Le conditionnement

Cette étape est nécessaire pour garantir une bonne conservation des archives. Elle consiste à ranger dans des boites à archives, des meubles à plans ou à diapositives les archives conservées en vrac afin de les protéger de la lumière, de l’humidité et de la poussière. Il est à noter que j’ai été obligée de parer au plus pressé et ai donc conservé les anciennes boites à archives qui mériteraient d’être changées ou les classeurs qui devraient être remplacés par des boites à archives à partir du moment où ils représentaient une unité matérielle. Cette étape a également permis de renforcer la sécurité des personnels en prenant conscience de la non fixation d’étagères ou d’étagères menaçant de s’écrouler et en faisant le nécessaire pour que les services techniques de l’université puissent intervenir.

4. La cotation

Elle est facilitatrice pour la consultation des archives puisqu’elle permet de relier chaque unité matérielle à un numéro unique. La cotation choisie pour les archives de la MOM en accord avec la direction comprend le nom de la fédération de recherche en abrégé (MOM), le nom entier ou abrégé du laboratoire de recherche (HiS pour HiSoMA, ARC pour Archéorient, ARAR, IRAA), les initiales du producteur (MP pour Maurice Pillet) et le nombre d’articles (de 1 à n).

5. La réalisation d’une description archivistique

Elle se fait grâce au logiciel AtoM et a pour objectif de rendre accessibles et donc communicables et consultables les archives présentes en son sein. Cette description est fondée sur la norme ISADG pour la description des archives, ISAAR pour la description des producteurs et ISDIAH pour la description des organismes. Précisons que vous ne trouverez sur ce logiciel qu’une description au niveau du fonds et non au niveau des sous-fonds, des séries organiques, sous-séries organiques et pièces.

Chaque description de fonds d’archives renvoie à :

• Une zone d’identification qui comprend la cote, le titre du fonds, les dates de production ou d’accumulation du fonds, le métrage linéaire, le nombre d’unités matérielles et leur support
• Une zone du contexte qui comprend le producteur et l’institution de conservation ou de dépôt
• Une zone du contenu et de la structure qui comprend une description du contenu et l’accroissement
• Une zone des conditions d’accès et d’utilisation qui détaille ces dernières
• Une zone des sources complémentaires (facultative) qui comprend les lieux de conservation des originaux ou des copies
• Une zone de mots-clés qui permet une recherche thématique

Chaque notice d’autorité comprend :

• Une zone d’identification qui décrit le type d’entité et la forme autorisée du nom
• Une zone de description qui précise les dates d’existence de la personne et sa biographie
• Une zone de contrôle qui définit l’identifiant de la notice

Chaque service d’archives (dans notre cas, cela correspond au laboratoire de recherche) est composé :

• D’une zone d’identification qui comprend l’identifiant du service et la forme autorisée du nom
• D’une zone de contact qui précise l’adresse et les coordonnées de la personne à contacter quand on souhaite consulter les archives
• D’une zone de description qui retrace l’historique du laboratoire en question

Comme nous venons de le voir, ce logiciel permet de décrire précisément chaque fonds d’archives traité.

Précisons que, dans le cadre de mon travail, j’ai traité, pour le moment, une quinzaine de fonds essentiellement de chercheurs retraités ou disparus : 5 pour le laboratoire Archéorient : Olivier Aurenche, Jacques Besançon, Christine Chataigner, France et Jean Métral et Jean-Claude David ; 6 pour HiSoMA : Christof Wolters, Jean-Claude Decourt, Paul Roesch, Maurice Pillet, Michel Azim et Jean-François Salles avec l’aide d’une stagiaire de l’ENSSIB pour ce dernier, 1 pour ARAR : Maurice Picon et 1 pour l’IRAA : Roland Martin.

Actions complémentaires

Dans le cadre de ma mission, j’ai également été amenée à participer à la bonne gestion et à la migration des archives dans le cadre du plan campus mis en place par l’université, ce qui a consisté entre autres à vérifier que, dans la mesure du possible, les archives ne soient pas dispersées et à travailler en collaboration avec les secrétariats généraux de chaque laboratoire pour accélérer, le cas échéant, les déménagements et vérifier que des directives compréhensibles et respectueuses des archives avaient été données aux entreprises de déménagement. Par ailleurs, j’ai guidé et conseillé les stagiaires travaillant sur les archives durant la période de mon contrat.

Partager et pérenniser ses données

Le partage et la pérennisation des données étant essentiel dans une fédération de recherche telle que la MOM, il m’a semblé naturel d’utiliser la gestion électronique de document de la MOM : Nuxeo d’autant que je n’ai pas pu conditionner et coter l’ensemble des fonds inventoriés.

J’ai donc décidé de rendre accessible dans la GED l’ensemble de mes documents de travail à savoir les questions posées à chaque chercheur, les comptes rendus de rendez-vous, les inventaires détaillés avant conditionnement et cotation, les préparations aux fiches AtoM sur Word, les préparations à la cotation et l’ensemble des documents collectés lors de ces rendez-vous.

En effet, ces documents sont indispensables à la compréhension du travail que j’ai effectué et à son prolongement si un poste frais d’archiviste venait à être accordé à la Maison de l’Orient dans les prochaines années.

Des trésors à préserver

Lors de ma pérégrination dans les archives, j’ai retrouvé des trésors inestimables à la fois pour la Maison de l’Orient mais aussi pour la recherche française et internationale. En effet, dans les archives d’Olivier Aurenche, une VHS, datant de la création de la bibliothèque en 1995 et réalisé par Pierre Lombard pour le fondateur de la maison Jean Pouilloux qui ne pouvait plus se déplacer, présente la bibliothèque au moment de sa création ainsi que les bibliothécaires au travail. On trouve aussi dans ces archives des cassettes audios d’émissions radio réalisées en hommage à Francis Hours. Par ailleurs, le laboratoire Archéorient travaillant beaucoup en Syrie, des documents inestimables sur ce pays sont conservés en son sein. Enfin, l’ensemble des travaux réalisés par les différents laboratoires de la MOM apporte un éclairage nouveau pour la recherche française et peut compléter les fonds d’autres institutions telle que la Maison d’Archéologie et d’Ethnologie de Nanterre par exemple.

Quelques conseils

Pour finir ce long billet, il me semble pertinent d’insister sur quelques conseils de bonnes pratiques afin d’optimiser la gestion des archives de la Maison de l’Orient :

• Centraliser les archives : afin de garantir des conditions de conservation respectueuses de la température, de l’humidité et de la lumière, il est indispensable de définir un local dans lequel les archives seraient regroupées. Le manque de place étant flagrant au sein de la MOM, le mieux serait d’envisager la centralisation des archives à l’extérieur de celle-ci mais dans un endroit proche et facile d’accès. Une deuxième option consisterait à récupérer dans les espaces déjà existants des salles d’archives après une reconfiguration des lieux.
• Trier les archives : Ce tri doit être effectué par chaque chercheur en consultation avec les services compétents (archivistes) et doit être réalisé dès la création du document afin d’obtenir un gain de temps non négligeable dans la gestion des archives.
• Utiliser la GED Nuxeo : une GED étant mise en place au sein de la MOM, les chercheurs doivent prendre l’habitude de l’utiliser et ne pas hésiter à se rapprocher du service informatique qui gère la GED pour toute question ou demande afin de l’adapter à ses besoins et attentes.
• Migrer les données : Les archives de la MOM comprennent de nombreuses VHS, cassettes audios, disquettes et diapositives. Ces supports sont anciens et un budget doit être alloué à la migration des données qu’ils contiennent sous peine d’une perte partielle ou totale de ces données, ce qui serait dommageable pour la MOM comme nous l’avons vu dans le cadre des archives d’Olivier Aurenche.
• Standardiser le nommage des fichiers numériques : les chercheurs doivent prendre l’habitude d’uniformiser le nommage de leurs fichiers numériques. Chaque fichier doit comprendre à minima un titre compréhensible par tous, une date de création, une date de modification et des métadonnées.

Laure Bézard

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